بررسی استراتژی‌های داخلیِ مدیریت محیطِ سازمان / علیرضا محمودی فرد

طبق گزارش کلام قلم، راهبردهایی برای مدیریت محیط (Environmental Management (EM))، مورد نظر است که شامل راهبردهای داخلی و خارجی می‌شود. مدیران برای کاهش عدم اطمینان محیطی، دو نوع استراتژی کلی در اختیار دارند؛ آن‌ها می‌توانند از طریق تطبیق و تغییر اقدامات و فعالیت‌های خود به‌منظور تناسب با محیط، واکنش نشان دهند و یا می‌توانند برای تغییر محیط به‌منظور تناسب بهتر با ظرفیت‌های سازمان، تلاش کنند (مثلا عدم حذف کنکور). بر اساس کتاب تئوری سازمان استیفن رابینز، این دو نوع راهبرد، شامل موارد زیر می‌شود:

1. استراتژی‌های داخلی (Internal Strategies) و ۲٫ استراتژی‌های خارجی (External Strategies)

در استراتژی‌های داخلی، مدیران واقعا مجبور نیستند به‌منظور کاهش وابستگی سازمان خود به محیط، آن را تغییر دهند؛ این راهبردها، در واقع سلسله اقداماتی هستند که تقریبا هر سازمانی (کوچک یا بزرگ)، می‌تواند برای ایجاد تناسب بهتر سازمان خود با محیط انجام دهد و اگر چنین کند، تاثیر محیط بر عملیات سازمان، کم می‌شود. یک سلـسله اقداماتی وجود دارند که تقریبا هر سازمانی (چه کوچک و چه بزرگ) می‌تواند برای ایجاد تناسب بیشتر و بهتر سازمان خود با محیط انجام دهد و اگر چنین کند تاثیر محیط بر عملیات سازمان کاهش می‌یابد که این مطلوب مدیریت است. استراتژی‌های داخلی، شامل هفت راهبرد می‌شوند:

1. انتخاب قلمرو (Domain Choice)

• مهم‌ترین اقدامی که مدیر به هنگام مواجه با یک محیط نامساعد می‌تواند انجام دهد، تغییر قلمرو کاری خود به قلمرویی است که عدم اطمینان کمتری دارد؛ عدم اطمینان زیاد می‌تواند کار سازمان را با مشکل مواجه کند؛ مثلا مدیر می‌تواند به حوزه کاری دیگری وارد شود که رقبای کمتری در آن وجود دارد؛ یا اینکه رقبا در آن حوزه، از قدرت چندانی برخوردار نباشند؛ در حوزه کاری مذکور، ممکن است شرایطی همچون هزینه بالای ورود برای رقبا، صرفه‌جویی ناشی از مقیاس، مجوز قانونی، مقررات کمتر، عرضه‌کنندگان مواد اولیه بیشتر، عدم وجود انواع اتحادیه‌ها و وجود گروه‌های فشار کم‌قدرت، حاکم باشد.
• بیشتر تصمیات مربوط به انتخاب قلمرو، جایگزین دسته‌ای از عدم اطمینان محیطی برای سازمان‌های دیگر می‌شود.
• اگر مدیر نمی‌تواند قلمرو خود را به قلمروی مطلوب‌تری تغییر دهد، باید نوعی استراتژی که دارای چهارچوب کلی‌تری است، انتخاب و اتخاذ کند؛ هر چه اهداف، ساختار و فعالیت‌های یک سازمان، کلی‌تر باشند، منابع اضافی که آن سازمان در دسترس خواهد داشت، بیشتر شده و سازمان در پاسخ به محیط، از انعطاف‌پذیری بیشتری برخوردار خواهد بود.

2. استخدام و به‌کار گیری (Recruitment)

• استخدام افراد مناسب، می‌تواند تاثیر محیط بر سازمان را کاهش دهد.
• استفاده از این روش، متداول است؛ شرکت‌ها به‌منظور به‌دست آوردن اطلاعات در مورد طرح‌های آتی رقبا، مدیران اجرایی شرکت‌های رقیب را به‌کار می‌گیرند؛ شرکت‌های دارای فناوری سطح بالا، برای به‌دست آوردن مهارت فنی متخصصین دیگر سازمان‌ها، با دادن حقوق بالا و پیشنهاد خرید سهام، آن‌ها را ترغیب به استخدام در شرکت خود می‌کنند.
• بیشترین توجه روی به‌کارگیری افراد دولتی، در شرکت‌های خصوصی است؛ شرکت‌های تجاری و حقوقی، چنین افرادی را با حقوق و دستمزدهای گزاف، به‌منظور کسب اطلاع از دانش عملیات دولت و به‌دست آوردن نفوذ در دولت، به‌کار می‌گیرند.

3. کنکاش(بررسی) محیطی (Environmental Scanning)

• به‌منظور تشخیص اقدامات رقبا، دولت، اتحادیه و نظایر این‌ها که ممکن است بر عملیات سازمان تاثیر بگذارند، کنکاش در محیط ضرورت دارد؛ تا حدی که این کنکاش، منجر به پیش‌بینی‌های درستی از نوسانات محیطی شود، می‌تواند عدم اطمینان را کاهش دهد. کنکاش محیطی، به مدیریت اجازه می‌دهد که تغییر را پیش‌بینی کند و به‌جای واکنش بعد از عمل، جرح و تعدیلات داخلی را به موقع انجام دهد.
• رابطین محیطی (Boundary spanners): کسانی هستند که در محیط یا مرز سازمان مشغول به فعالیت بوده، کنکاش محیطی را انجام می‌دهند و در واقع به‌عنوان عاملان مبادله، بین سازمان و محیط عمل می‌کنند؛ مانند نمایندگان فروش، محققان بازاریابی، نمایندگان خرید، متنفذین در دستگاه قانون‌گذاری دولت، متخصصان روابط عمومی و مسئولین استخدام نیروی انسانی.
• رابطین محیطی، داده‌های لازم را جذب و ستاده‌ها را عرضه کرده ، ستاده‌ها را پالایش نموده، اطلاعات را جستجو و جمع‌آوری می‌کنند، سازمان‌ها را به محیط معرفی کرده و از سازمان حفاظت می‌کنند. هوشیاری و ذکاوت رابطین محیطی است که سازمان را قادر می‌سازد، حوادث محیطی را نظارت کرده و مهم‌ترین آن‌ها را مورد توجه قرار دهند.

4. ایمن‌سازی یا ضربه‌گیری (Baffering)

• حصول اطمینان از اینکه عرضه مواد اولیه کافی بوده و ستاده نیز جذب بازار خواهند شد، احتمال توقف در عملیات سازمان را کاهش خواهد داد.
• با ایمن‌سازی، هسته اصلی عملیات، از جنبه داده و ستاده در برابر تاثیرات محیطی، به مدیریت اجازه می‌دهد به‌عنوان یک سیستم بسته عمل کند.
• از جنبه نهاده، وقتی هسته اصلی عملیات، ایمنی داشته باشد، سازمان دارای ذخیره احتیاطی مواد اولیه بوده، از عرضه‌کنندگان متعددی مواد اولیه دریافت می‌کند، تعمیرات پیشگیرانه انجام می‌دهد، کارکنان جدیدی استخدام کرده یا آموزش می‌دهد.
• از جنبه ستاده، ایمن‌سازی هسته عملیاتی، شقوق اختیاری کمتری دارد. آشکارترین روش، استفاده از انبار برای ذخیره موجودی‌هاست.
• ایمن‌سازی می‌تواند در خصوص منابع انسانی هم به‌کار رود؛ چون سازمان‌ها نیازمند نیروی انسانی آموزش‌دیده هستند، عدم دسترسی یا فقدان مهارت‌های مناسب می‌تواند به‌معنای از دست دادن کارایی مولد باشد؛ مدیریت، این عدم اطمینان را می‌تواند با استخدام و آموزش، کاهش دهد.

5. هموارسازی (یکنواخت‌سازی) تقاضا (Smooting)

• به متعادل نمودن تاثیر نوسانات در محیط، اشاره دارد.
• شرکت‌های تلفن، خرده‌فروشی‌ها، موسسات کرایه دهنده اتومبیل، موسسات انتشاراتی مجلات و تیم‌های ورزشی، از این روش استفاده می‌کنند.
• بیشترین تقاضا برای مکالمات تلفنی از طرف مشتریان و شرکت‌ها، بین ساعات ۸ صبح و ۱۷ است که شرکت‌های تلفنی باید جوابگوی تقاضاها در این فاصله زمانی باشند؛ در زمان‌های دیگر نیز تجهیزات، آماده به‌کارند، اما مکالمه‌ها کم هستند؛ شرکت‌ها به‌وسیله افزایش قیمت در طی زمانی که حداکثر تقاضا وجود دارد و ارائه قیمت‌های پایین برای ساعاتی که تقاضا کم است، افراد را تشویق می‌کنند که خارج از ساعات اوج تقاضا، مکالمات‌شان را انجام دهند و بدین‌ترتیب، میزان تقاضا در طی روز، یکنواخت می‌شود.

6. سهمیه‌بندی (Rationing)

• موقعی‌که عدم اطمینان از طریق تقاضای بیش از حد ایجاد می‌شود، مدیریت ممکن است سهمیه‌بندی کالاها یا خدمات را مورد توجه قرار دهد؛ نمونه‌هایی از سهمیه‌بندی کالاها و خدمات، در بیمارستان‌ها، دانشکده‌ها و اداره‌های پست، به چشم می‌خورد.
• بیمارستان‌ها برای پذیرش بیماران غیر اضطراری، تخت‌های بیمارستان را سهمیه‌بندی می‌کنند؛ وقتی حادثه دلخراشی اتفاق می‌افتد، غالب تخت‌ها، به افراد آسیب دیده در حادثه اختصاص می‌یابد. مدیران دانشکده‌ها، برای گروه‌بندی دانشجویان در کلاس‌هایی که تقاضای زیادی دارند، این استراتژی را به‌کار می‌برند؛ مثلا اولویت را به دانشجویان ورودی سال‌های قبل می‌دهند.

7. پراکندگی جغرافیایی (Geographic Dispersion)

• بعضی اوقات عدم اطمینان محیطی، با تغییر محل فعالیت، تغییر می‌کند.
• برای کاهش عدم اطمینان محیطی، سازمان‌ها به جوامع مختلف روی آوده یا از طریق راه‌اندازی عملیات خود در چندین منطقه، خطر کاری را کاهش می‌دهند.

توجه به این استراتژی‌ها و به‌کارگیری آن‌ها، می‌تواند به سازمان در مدیریت کردن محیط، کمک شایانی کند و سازمان را از مشکلات زیادی رهایی دهد. محیط مسلما روی سازمان تاثیرگذار است؛ باید این تاثیرگذاری، مدیریت شود؛ باید مدیر تلاش کند تا بتواند سازمان را به‌درستی در سمت و سویی مناسب، هدایت کند.

با قلم: علیرضا محمودی‌فرد- مشاور رئیس در امور تجارت و بازرگانی بین‌الملل مرکز خدمات مشاوره‌ای مدیریت و امور بازرگانی سپهر تجارت ایرانیان